- 1
- Wprowadzam Kartę Audytu Wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Kcyni oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy.
- Karta Audytu Wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Kcyni oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.
- Traci moc zarządzenie Nr 187.2015 z dnia 29 października 2015 roku w sprawie wprowadzenia Karty Audytu Wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Kcyni oraz jednostkach organizacyjnych Gminy.
- Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2022 r.
Załącznik do Zarządzenia Nr 182 .2021
Burmistrza Kcyni z dnia 20 grudnia 2021 roku
w sprawie wprowadzenia Karty Audytu
Wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Kcyni
oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy
KARTA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO W URZĘDZIE MIEJSKIM W KCYNI ORAZ JEDNOSTKACH ORGANIZACYJNYCH GMINY- 1
- 2
- Audycie wewnętrznym – należy przez to rozumieć ogół działań, przez które Burmistrz Kcyni uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę funkcjonowania Urzędu Miejskiego w Kcyni oraz jednostek organizacyjnych Gminy w zakresie ich działalności pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, a także przejrzystości i jawności.
- Audytorze wewnętrznym – należy przez to rozumieć osobę upoważnioną do wykonywania zadania audytowego.
- Audytowanym – należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną w Urzędzie Miejskim w Kcyni lub jednostkę organizacyjną Gminy.
- Zadaniu audytowym – należy przez to rozumieć zadanie zapewniające lub czynności doradcze,
- Standardach – należy przez to rozumieć Międzynarodowe Standardy Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego IIA (The Institute of Internal Auditors) i Standardy Ministerstwa Finansów.
- Zadaniach zapewniających – należy przez to rozumieć działania podejmowane w celu dostarczenia niezależnej i obiektywnej oceny kontroli zarządczej.
- Zaleceniach – należy przez to rozumieć propozycje działań służących wyeliminowaniu słabości kontroli zarządczej lub usprawniających jej funkcjonowanie.
- Monitorowaniu realizacji zaleceń – należy przez to rozumieć czynności podejmowane przez audytora wewnętrznego w celu ustalenia realizacji zaleceń.
- Czynnościach sprawdzających - należy przez to rozumieć czynności podejmowane przez audytora wewnętrznego służące dokonaniu oceny sposobu wdrożenia i skuteczności zaleceń zrealizowanych przez audytowanego.
- Mechanizmach kontrolnych – należy przez to rozumieć w szczególności działania, procedury, instrukcje i zasady służące zapewnieniu realizacji celów, ograniczeniu wystąpienia ryzyka nieosiągnięcia celów lub zmniejszeniu jego negatywnych skutków.
- 3
- 4
- Zadaniem audytu wewnętrznego jest dostarczenie Burmistrzowi obiektywnego i niezależnego zapewnienia o funkcjonowaniu systemu kontroli wewnętrznej poprzez realizacje zadań zapewniających oraz wykonywanie działań doradczych w celu poprawy funkcjonowania komórek organizacyjnych w zakresie ich działalności.
- Audyt wewnętrzny pomaga audytowanemu osiągnąć jej cele poprzez systematyczne, uporządkowane podejście dotyczące ocen i poprawy skuteczności zarządzania ryzykiem, systemu kontroli oraz ładu organizacyjnego.
- 5
- Audytor wewnętrzny wspiera Burmistrza w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze. Ocena ta dotyczy w szczególności adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w jednostce.
- Celem pracy Audytora wewnętrznego jest ustalenie, czy wprowadzony przez kierownictwo system zarządzania ryzykiem, system kontroli zarządczej i ład organizacyjny są odpowiednie i czy funkcjonują w sposób, który zapewnia, że:
- ryzyka są odpowiednio zidentyfikowane i zarządzane,
- współpraca, współdziałanie kierowników wszystkich szczebli odpowiada potrzebom,
- istotne informacje dotyczące finansów, zarządzania i działalności operacyjnej są dokładne, wiarygodne i aktualne,
- pracownicy wykonują swoje obowiązki zgodnie ze standardami, procedurami oraz przepisami prawa,
- zasoby są odpowiednio zabezpieczone i wykorzystywane efektywnie,
- programy i plany są realizowane, a ich cele osiągane,
- jakość i ciągła jej poprawa zajmują należne miejsce w systemie kontroli zarządczej,
- istotne zmiany w przepisach mających wpływ na pracę urzędu są śledzone i odpowiednio wprowadzane w życie.
- 6
- Przygotowania Rocznego Planu Audytu Wewnętrznego poprzez wyznaczenie obszarów działalności, w których zostaną przeprowadzone zadania zapewniające w roku następnym, biorąc pod uwagę wynik analizy ryzyka, priorytety Burmistrza, dostępne zasoby osobowe,
- Wykonywania zadań zatwierdzonych w Rocznym Planie Audytu Wewnętrznego oraz specjalnych zadań lub projektów zleconych przez Burmistrza,
- Analizowania i oceny nowych oraz zmienianych usług, procesów, działań i mechanizmów kontroli w trakcie projektowania oraz wdrażania,
- Przedstawiania okresowych informacji i raportów podsumowujących wyniki działalności audytu wewnętrznego,
- Informowania o nowościach, kierunkach zmian i dobrych praktykach w zakresie audytu wewnętrznego,
- Przygotowania opinii oraz propozycji rozwiązań organizacyjnych w odpowiedzi na wnioski Burmistrza,
- Dokonywania aktualizacji zasad i sposobu działania Audytu Wewnętrznego zapisanych w Karcie Audytu Wewnętrznego,
- Dokumentowania przebiegu i wyników zadań audytowych zgodnie z wymogami określonymi w Karcie Audytu Wewnętrznego.
- Zadania audytowe muszą być wykonywane z biegłością i należytą starannością zawodową.
- 7
- Audytor wewnętrzny jest uprawniony w zakresie wykonywanych przez siebie obowiązków do:
- Dostępu do wszystkich dokumentów i materiałów oraz wszelkich innych źródeł informacji potrzebnych do przeprowadzenia audytu z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.
- Dostępu do pomieszczeń audytowanego z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.
- Korzystania z pomocy i informacji udzielanej mu przez pracowników i współpracowników audytowanego w zakresie wykonywanych zadań audytowych, z której sporządza się stosowny protokół lub notatkę. Audytor wewnętrzny musi zebrać informacje, które dotyczą zadania, są wystarczające, wiarygodne i przydatne do osiągnięcia jego celów.
- Angażowania środków, ustalania częstotliwości badań, wyboru obiektów badań, ustalania zakresów badań oraz stosowania technik wymaganych dla osiągnięcia celów zadań audytowych.
- Korzystania w razie potrzeby z pomocy innych usług specjalistycznych w porozumieniu i na zlecenie pisemne Burmistrza.
- 8
- Audytor wewnętrzny wykonuje planowe i zalecane przez Burmistrza zadania audytowe.
- 9
- Zadania audytowe powinny być realizowane w oparciu o Roczny Plan Audytu Wewnętrznego przygotowany przez Audytora wewnętrznego i zatwierdzony przez Burmistrza. Powyższy plan jest opracowywany do końca roku poprzedzającego jego realizację.
- Roczny Plan Audytu Wewnętrznego powinien być udostępniony w Urzędzie Miejskim w Kcyni w formie uzgodnionej z Burmistrzem.
- Burmistrz może nałożyć na Audytora wewnętrznego zadanie audytowe nie objęte planem.
- O sytuacjach stwarzających zagrożenie dla realizacji Rocznego Planu Audytu Wewnętrznego Audytor wewnętrzny zawiadamia, w formie pisemnej Burmistrza.
- 10
- Ocenie funkcjonowania systemu organizacyjnego w obszarze audytowym,
- Analizie ryzyk w obszarze audytowym,
- Ocenie adekwatności, efektywności i skuteczności systemu kontroli,
- Ustalaniu stanu faktycznego w zakresie funkcjonowania i gospodarki finansowej audytowanego poprzez:
- kontrolę poprawności i zgodności zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi, badanie dowodów księgowych,
- dokonanie oceny systemu gromadzenia środków publicznych i dysponowania nimi oraz gospodarowanie mieniem,
- dokonanie oceny efektywności i gospodarności zarządzania finansowego,
- Dokumentowaniu ewentualnych nieprawidłowości,
- Analizie przyczyn i skutków ustalonych uchybień,
- Przedstawieniu uwag i wniosków w sprawie usunięcia uchybień oraz usprawnienia systemu organizacji, z uwzględnieniem gospodarki finansowej audytowanego,
- Kontroli wykorzystania propozycji i zaleceń sformułowanych w sprawozdaniu,
- Ocenie przestrzegania przepisów powszechnie obowiązujących, przepisów wewnętrznych w tym zarządzeń, poleceń służbowych,
- Ocenie skuteczności działania audytowanego,
- Analizie możliwości wprowadzenia zmian organizacyjnych mających na celu usprawnienie pracy.
- 11
- Zadania przeprowadzanego w celu dokonania oceny całokształtu zagadnień, problemów związanych z działalnością audytowanego lub jednego z jego zadań,
- Zadania przeprowadzonego w celu dokonania oceny wybranego zagadnienia,
- Czynności monitorujących oraz czynności sprawdzających.
- 12
- Audytor wewnętrzny przeprowadza czynności u audytowanego na podstawie pisemnego, imiennego upoważnienia podpisanego przez Burmistrza.
- Upoważnienie zawiera:
- imię i nazwisko Audytora wewnętrznego,
- pieczęć Urzędu Miejskiego w Kcyni i podpis Burmistrza.
- 13
- Przed rozpoczęciem działań audytowych audytor wewnętrzny informuje audytowanego o planowej realizacji zadania,
- Audytor może zwołać naradę otwierającą w celu określenia tematyki, założeń organizacyjnych planowanego zadania audytowego oraz w celu uzgodnienia sposobu unikania zakłóceń w pracy audytowanego w czasie przeprowadzania zadania audytowego,
- 14
- Audytor wewnętrzny dokonuje ustaleń na podstawie:
- Dokumentacji spraw realizowanych przez audytowanego,
- Dokumentacji finansowej w tym m.in.: dowodów księgowych, danych z ewidencji i sprawozdawczości,
- Oględzin,
- Wyjaśnień i oświadczeń pracowników,
- W razie konieczności – opinii rzeczoznawców.
- Każdy pracownik audytowanego może złożyć z własnej inicjatywy pisemne lub ustne oświadczenie.
- Audytor wewnętrzny uwzględniając Roczny Plan Audytu może w trakcie realizacji zadania zapewniającego dokonać zmian w jego programie. Zmiany programu powinny być udokumentowane.
- Treść ustnego oświadczenia pracownika audytowanego Audytor wewnętrzny utrwala w formie pisemnego protokołu, który w razie potrzeby podlega podpisaniu przez pracownika składającego oświadczenia. W przypadku odmowy podpisu – dokument podpisany przez audytora załączany jest również do akt.
- 15
- Audytor wewnętrzny po przeprowadzeniu czynności audytowych uzgadnia pisemnie z audytowanym wstępne wyniki audytu wewnętrznego, w tym w szczególności ustalenia i propozycje zaleceń.
- W celu uzgodnienia wstępnych wyników audytu wewnętrznego audytor wewnętrzny może przeprowadzić naradę zamykającą.
- W przypadku nieuzgodnienia wstępnych wyników audytu wewnętrznego audytowany może zgłosić pisemne zastrzeżenia, w terminie określonym przez audytora wewnętrznego, nie krótszym niż 7 dnia kalendarzowych od dnia poinformowania audytowanego o wstępnych wynikach.
- 16
- Audytor wewnętrzny po uzgodnieniu wstępnych wyników lub po wniesieniu zastrzeżeń, o których mowa w par. 15, ust. 3 sporządza sprawozdanie z zadania zapewniającego.
- Audytor wewnętrzny przekazuje sprawozdanie audytowanemu i Burmistrzowi.
- Audytowany w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania sprawozdania ustala sposób i termin realizacji zaleceń oraz wyznacza osoby odpowiedzialne za realizację zaleceń powiadamiając o tym na piśmie Burmistrza oraz Audytora wewnętrznego.
- W przypadku odmowy realizacji zaleceń audytowany przedstawia w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania sprawozdania pisemne stanowisko Burmistrzowi i Audytorowi wewnętrznemu.
- W przypadku, o którym mowa w ust. 4 Burmistrz podejmuje decyzję dotyczącą realizacji zaleceń informując o tym audytowanego i Audytora wewnętrznego.
- 17
- 18
- Roczne sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego sporządza Audytor wewnętrzny. W terminie do końca stycznia następnego roku jest ono przekazywane Burmistrzowi.
- Sprawozdanie roczne zawiera w szczególności:
- informacje o zadaniach audytowych, monitorowaniu realizacji zaleceń oraz czynności sprawdzających z odniesieniem do planu audytu,
- inne istotne informacje związane z funkcjonowaniem audytu wewnętrznego w roku poprzednim, w tym dotyczące przeprowadzenia oceny wewnętrznej i zewnętrznej audytu wewnętrznego.
- 19
- Audytor wewnętrzny monitoruje realizację zaleceń.
- Audytor wewnętrzny po upływie terminów realizacji zaleceń przeprowadza czynności sprawdzające. Wynik czynności sprawdzających audytor wewnętrzny przedstawia w notatce informacyjnej Burmistrzowi.
- 20
- Audytor wewnętrzny prowadzi:
- dokumentację dotyczącą zadania audytowego,
- pozostałą dokumentację audytu wewnętrznego, w szczególności upoważnienie, dokumentację roboczą związaną z przygotowaniem planu audytu, plan audytu, sprawozdanie z prowadzenia audytu wewnętrznego, wyniki oceny wewnętrznej i zewnętrznej audytu wewnętrznego wynikające z programu zapewnienia i poprawy jakości audytu wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Kcyni.
- Dokumentacja dotycząca zadania audytowego obejmuje w szczególności:
- program zadania zapewniającego,
- sprawozdanie z zadania zapewniającego,
- wynik czynności doradczych,
- notatka informacyjna z czynności sprawdzających,
- dokumenty robocze związane z przygotowaniem i realizacją zadania zapewniającego, związane z wykonywaniem czynności doradczych, dotyczące monitorowania realizacji zaleceń i przeprowadzania czynności sprawdzających.
- Dokumentacja dotycząca zadania audytowego i pozostała dokumentacja audytu wewnętrznego stanowią własność jednostki.
- 21
- Podczas planowania i wykonywania zadań audytowych, Audytor wewnętrzny powinien brać pod uwagę plan czynności kontrolnych i sprawdzających, wykonywanych przez NIK i inne instytucje kontrolne tak, by uniknąć niepotrzebnego nakładania się kontroli i audytów.
- Przy dokonywaniu analizy ryzyka Audytor wewnętrzny powinien uwzględniać wyniki kontroli i sprawdzeń dokonanych przez NIK i inne instytucje kontrolne.
-
- Rodzaj aktu prawnego Zarządzenie
- Rok podjęcia (podpisania) 2021
- Status Obowiązujący
- Sesja -
- Data podjęcia (podpisania) 20.12.2021
- Data rozpoczęcia obowiązywania 20.12.2021
- Data wejścia w życie 20.12.2021
- Data publikacji w dzienniku urzędowym Nie opublikowano
- Nr publikacji w dzienniku urzędowym nie dotyczy
- Pozycja w dzienniku urzędowym nie opublikowano
- Nr aktu prawnego 182.2021
- Czego dotyczy dodawany akt prawny wprowadzenia Karty Audytu Wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Kcyni oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy
- Podstawa prawna wydania w dokumencie
- Grupa aktów prawnych Zarządzenia
- Typ treściAkty prawne